La lección del año pasado no puede ser ignorada: no hay vuelta atrás como trabajábamos antes.
Hemos llegado a una nueva frontera de oportunidades cuando las empresas evalúan sus actividades como trabajos completamente virtuales. Entonces, ¿cómo puede usted, como gerente de proyecto, lidiar mejor con este desafío único?
Piense en los cambios, en nuestros lugares de trabajo, estilos de comunicación, recursos y expectativas de gestión, y observe la valiosa oferta de actualizar sus programas para que su equipo y sus clientes sean escuchados, respetados y prosperados en este entorno en constante cambio. Asegúrese de revisar los elementos clave de su oficina y formule una estrategia sobre cómo aumentar su éxito mediante la gestión de proyectos de forma remota. La adaptación proactiva puede fortalecer a su equipo como una unidad que entrega proyectos efectivos.
Puede acostumbrarse a una variedad de horarios de trabajo, una combinación de trabajo de campo y trabajo remoto. Pero, ¿qué pasa con los miembros de su equipo, los proveedores y las partes interesadas? ¿Qué pasa con los estilos de trabajo y el ritmo de planificación que estableciste anteriormente? Estos son los cambios a los que debe responder al desarrollar un plan de gestión de proyectos remotos.
Pérdida de la interacción cara a cara.
Sin duda, la interacción personal puede tener un gran impacto en la capacidad de un gerente de proyecto para influir, controlar y establecer relaciones con los miembros del equipo y los clientes. Atrás quedó la oportunidad de ver a sus ingenieros y discutir el progreso, celebrar reuniones rápidas, tomar decisiones «sobre la marcha» y obtener una respuesta tangible. El proceso de trabajo debe ser más formal y estructurado para satisfacer estas necesidades.
Entonces, ¿cómo puedes compensar esto? ¿Qué puede hacer para iniciar esta conversación informal durante los registros estructurados oficialmente? Primero, incluya algunos temas informales para hablar en la planificación de su proyecto. Y cuando tenga tales reuniones formales, llame para obtener opiniones y comentarios sobre la experiencia de sus informes sobre el proceso o proyecto reciente. Todos estamos cansados de escalar, por lo que puede hacerlo con correo electrónico instantáneo o mensajería instantánea a algunas personas clave del equipo. Solicitar una contribución puede mostrar que valoras su opinión fuera de los canales oficiales, si realmente estás siguiendo y discutiendo cómo estos comentarios pueden ayudarte.
Más zonas horarias a tener en cuenta
Los equipos están más distribuidos que antes. A medida que más y más empleados son contratados de forma remota y los miembros del equipo deciden superar el coronavirus, probablemente tenga algunas áreas a considerar. Es importante que haga un esfuerzo para evaluar si las horas de trabajo tradicionales están funcionando correctamente, y debe considerar cambiar los horarios de las reuniones para ajustarse.
Un gran ejemplo, si tiene usuarios de EMEA, reúnase un poco más temprano en el día. Puede ser un gesto considerado para demostrar que eres consciente de la diferencia horaria y los desafíos que crea para los equipos internacionales conjuntos. Tuve muy buen éxito, solo fui a los miembros del equipo lesionados y les pregunté sobre sus beneficios. Por supuesto, esto no siempre es posible debido a la escala de la reunión, pero ajustar el calendario para brindarles alivio al final (o al comienzo) de su día puede ser una victoria rápida para su relación laboral.
Otra perspectiva es considerar las habilidades que se han vuelto a entrenar recientemente cuando trabajamos desde casa. Estos aspectos muy valiosos de un lugar de trabajo remoto pueden ser tan impresionantes como completar proyectos exitosos.
Amplíe su comunicación
Debido a que se pierde tanta comunicación no verbal en el entorno de trabajo remoto, es importante compensarla dedicando más tiempo y concretando sus mensajes, especialmente cuando se trata de transmitir su opinión a una audiencia diversa. A continuación hablaré sobre habilidades duras y blandas.
documentar todo
A medida que las tareas de oficina penetran en el espacio personal de las personas, la línea entre el trabajo y el hogar puede parecer inexistente. Esto conduce a una comunicación más relajada y, a veces, débil, que se produce sin comodidad. ¿Cómo puede asegurarse de que todos estén en una página? Da prioridad a la documentación de tus proyectos. Fomente la colaboración en las actas de las reuniones y comparta esta responsabilidad para que no se convierta en una carga para un subdirector del equipo. Explique su estrategia en detalle, no solo teniendo en cuenta el alcance y la declaración de trabajo, sino también sus planes de comunicación y registros de riesgos. Al incluir fechas, enumerar a los responsables de las acciones y documentar sus expectativas, aliviará el dolor de cabeza de los malentendidos informales.
Usar sistemas de herramientas oficiales
¿Utiliza software de gestión de proyectos? ¿Tiene planes de proyecto únicos creados por cada director de proyecto y esta PMO asigna trabajo usando Monday, Trello o MS Project? ¿Qué tan consistente es la información en estas herramientas? ¿Qué tan fácil es administrar y exportar datos de informes para sus partes interesadas?
Estas preguntas lo ayudarán a evaluar qué tan bien su equipo está ingresando datos. Esta es una oportunidad para asegurarse de que sus herramientas respalden el flujo de trabajo de su equipo y puedan ser lo que actualiza sus expectativas. La adquisición de datos consistente es la única forma de comprender cómo evolucionan los proyectos (¡o no!)
Las palabras importan
El uso de descriptores vacíos puede resultar confuso. Describir algo como «bueno» es un gran ejemplo. Si recibo un mensaje de que el informe fue «bueno», ¿qué significa realmente? ¿Registró el informe cifras precisas? ¿Había suficiente información en él para satisfacer la necesidad inmediata? El uso de descriptores detallados puede proporcionar detalles vívidos que permitirán que otros vean qué tan «bueno» fue el informe. Otras palabras que pueden proporcionar una mejor comprensión de la calidad de la escala móvil pueden incluir:
- Subpárrafo
- Nivel básico
- Satisfactoriamente
- Alta calidad
- Sobre las expectativas
Cubren una amplia gama de resultados y ofrecen más información que un término como «bueno». ¿Se te ocurren otras palabras o frases que se incluyen en el léxico de tu trabajo, que también pueden ser descriptores vacíos? Intente reemplazarlos en la próxima reunión del equipo; verá mejores respuestas a las tareas si sus descriptores son intencionales y específicos.
Reconstruir relaciones y hacer nuevas conexiones.
Aproveche esta oportunidad para establecer un nuevo estándar para conocer a otros miembros de su equipo y comunidad. Es importante hacer esto en toda la organización, con colegas que sean senior y junior para su puesto actual. Haga un esfuerzo por aprender más acerca de cómo han cambiado sus propios estilos de trabajo. Verá que la gente quiere compartir cómo trabajan, en qué trabajan y, a veces, simplemente simpatizar.
La forma más fácil de desarrollar el respeto mutuo es acercarse y pedir una comunicación rápida. Tuve la suerte de conocer a tantas personas diferentes durante la cuarentena: autores, gerentes de programas y proyectos, asistentes ejecutivos, gerentes de C-suite, todo por preguntar si podía reunirme con ellos y averiguar qué problemas estaban tratando de superar. Estas conexiones pueden convertirse en nuevos proyectos o nuevas conexiones para seguir trabajando en el proyecto, o simplemente pueden convertirse en una nueva amistad. ¡Cualquier resultado es una victoria, y convertirse en un gerente de proyecto con buenas conexiones y conciencia es el mejor escenario que puede controlar e iniciar!
Comida para llevar
Cuando evalúe cómo puede mejorar y aprender nuevas mejores prácticas en el lugar de trabajo remoto, quiero recordarle que fomente la mejora continua dentro de usted y su equipo. Pruebe muchos métodos para actualizar sus habilidades y encontrar cuáles funcionan. Acércate a esta nueva forma de trabajar con sofisticación y la recuperarás.
Reconoce los desafíos que enfrentas y encuentra el coraje para enfrentarlos. El nuevo lugar de trabajo remoto brinda una gran oportunidad para invertir en sus habilidades de comunicación, especialmente porque nuestros hábitos han cambiado y es posible que no vuelvan a ser lo que éramos antes. Practicando la especificidad e implementando canales oficiales, puede mejorar la calidad del trabajo de su equipo, a pesar de los problemas ambientales con los que todos nos hemos enfrentado.