Los equipos que crean y archivan una gran cantidad de contenido, por ejemplo, publicaciones de blog, videos grabados y archivos de audio, pueden pasar por alto fácilmente el enorme valor que tienen ante sus narices. Todos conocemos el valor de estas cosas para la optimización de motores de búsqueda, pero ¿qué pasa con el beneficio que proporciona para la creación de contenido en el futuro?
Cómo simplificar la creación de contenido
- Defina la estructura de su repositorio.
- Elija una herramienta de base de datos para indexar su contenido.
- Seleccione una herramienta para almacenar materiales.
- Organice y almacene su contenido anterior.
- Remezcle y reutilice materiales relevantes para crear nuevos productos.
El problema del contenido
Cuando comencé a trabajar con mi socio comercial, él había estado creando contenido durante casi dos décadas. Puntos de venta conocidos como New York Times y Estrella de la mañana publicaba regularmente su trabajo, pero descubrí tanto en las primeras semanas de trabajo con él que rápidamente me di cuenta de que su trabajo publicado era solo la punta del iceberg. El podcast que lanzó en 2004 ha presentado cientos de episodios, cientos de entrevistas de prensa durante las dos décadas anteriores de su carrera, y nos hemos sentado a través de casi 1,000 páginas web de sitios web nuevos y antiguos con una copia que va desde un breve concepto de 1,500 palabras Resumen para publicaciones de blog. También tenía más de 700 propios. bocetos en diferentes lugares.
Me di cuenta de que su proceso creativo es genial y nunca antes había visto algo así. Registra pensamientos como archivos de audio o video y luego los pasa al equipo para estructurarlos, organizarlos y ponerlos en papel. A partir de ahí, podemos crear nuevos productos, como cursos en línea, series de audio en profundidad sobre un tema específico o un nuevo libro, sin sentarnos frente a una computadora y mirar un documento de texto en blanco.
Como una de las personas más creativas que he conocido, como era de esperar, creaba cosas nuevas todos los días. Con esta práctica creativa constante, me encontré clasificando archivos dispersos en una cuenta de Dropbox masiva y semiorganizada, Google Drive e incluso discos duros externos el primer día.
Uno de los primeros grandes proyectos que quería abordar era organizar todo el contenido anterior. Supe al instante que estábamos sentados en una mina de oro, si tan solo estuviera en un directorio y un sistema de búsqueda. Con todo este material, el proceso de creación de un nuevo producto digital podría parecerse mucho a un productor que escucha ritmos, elige los que encajan bien y se sienta a mezclar y grabar.
Si su equipo está sentado sobre una gran pila de contenido anterior, o cree que podría estar en este lugar durante algunos años, crear una base de datos de su contenido podría ser justo lo que necesita para facilitar los proyectos futuros. Nuestra base de datos de contenido es ahora uno de nuestros activos más valiosos.
Pero, ¿cómo lo hicimos?
Creación de una base de datos de contenido
Volvamos a un tiempo que algunos de nosotros quizás recordemos. Antes de que las bibliotecas usaran computadoras para organizar las cosas, los libros de la biblioteca estaban indexados en catálogos de fichas. Estos eran gabinetes con cajones para fichas físicas. Las tarjetas se ordenaron por nombre del autor, título del libro o tema. Si estuviera buscando un libro, abriría un cajón y hojearía esas tarjetas, con la esperanza de encontrar el índice del libro que deseaba, luego miraría el número de identificación para ubicar físicamente el libro en los estantes de la biblioteca. (¡Ahora, por supuesto, esta información está disponible en formato digital!)
Este sistema de la vieja escuela que vi en el jardín de infantes me inspiró a organizar el contenido de nuestro equipo. ¿Qué pasaría si pudiera crear una versión digital de un gabinete de fichas y libros numerados en estanterías? ¿Qué pasaría si pudiéramos vincular fácilmente piezas de contenido en función de criterios comunes, como el tema, dónde apareció por primera vez en línea o incluso palabras específicas utilizadas en la pieza? ¿Qué pasaría si nuestro equipo pudiera encontrar conexiones entre piezas de material existentes creadas con décadas de diferencia para crear algo completamente nuevo y extremadamente valioso para nuestros clientes hoy? ¿Qué pasaría si no siempre empezáramos desde cero cuando quisiéramos crear algo nuevo?
Antes de comenzar a agregar contenido a su base de datos, hay dos cosas que debe hacer.
1. ELIJA UNA HERRAMIENTA DE BASE DE DATOS
Sabiendo que teníamos aproximadamente 5000 piezas individuales de contenido significaba que teníamos que tener una base de datos bastante compleja. También sabía que algunas cosas aún no estaban cubiertas por el sistema mixto existente. Por ejemplo, algunas campañas de correo electrónico no se guardaron en Google Drive, Dropbox o en un disco duro externo. También estaba seguro de que la cantidad de contenido en mis manos crecería cada día, así que tenía que pensar en grande.
Así que una hoja de cálculo de Google era imposible. Quería tener espacio para decenas de miles de registros, cada uno con funciones como etiquetas y enlaces entre registros (lo que significa que un único registro puede apuntar a varios registros relacionados).
Sin embargo, si su equipo recién comienza con unos pocos cientos de piezas de contenido o menos, una Hoja de cálculo de Google puede ser un excelente lugar para experimentar con la «primera versión» de su base de datos.
Así es como se vería una hoja de cálculo de Google súper simple:

Esta plantilla contiene todos los campos iniciales que necesitará. A medida que crece su base de datos, siempre puede migrar sus datos a una herramienta más confiable. ¡Ahora no necesitas construir!
Para nuestra base de datos, he estado hablando con algunos colegas para encontrar una opción más confiable y algunas personas me han recomendado Airtable. Después de mirar Airtable, rápidamente me di cuenta de que encajaba perfectamente con nuestro equipo.
Nuestra base de datos de Airtable está organizada por tipo de contenido, que incluye pestañas para cosas como audio, video, diapositivas, prensa y testimonios como testimonios.
2. ELIJA UNA HERRAMIENTA DE ALMACENAMIENTO DE CONTENIDO
Ahora que sabe dónde va a construir su base de datos (recuerde, es nuestro gabinete de cajón de fichas), deberá analizar su contenido para ver si necesita un lugar para almacenar archivos (que parecen libros en los estantes de la biblioteca ).
Para algunos equipos, el contenido puede ser principalmente blogs o publicaciones en redes sociales. Esto significa que los activos que está catalogando son principalmente texto y no necesita una herramienta de almacenamiento de contenido porque es fácil de catalogar y almacenar en una Hoja de cálculo de Google. No hay ningún archivo asociado con estos recursos de texto. Simplemente puede buscar palabras en una hoja de Google para encontrar lo que está buscando y abrir la celda para ver el texto completo. También puede ordenar por campo en una hoja de cálculo de Google para otro punto de datos, como una fecha.
Cómo catalogar el contenido
Una búsqueda en la hoja de cálculo de Google de «charlas TED» lo llevará rápidamente a esa publicación de blog que escribió hace un par de años donde su equipo compartió sus charlas TED favoritas. Cuando encuentre esta entrada, vaya a la columna titulada «Texto relacionado» para ver la publicación de blog completa. (Tenga en cuenta que formatear la celda para «cortar» el texto hará que la columna Texto relacionado no se sobrecargue).
Además de solo materiales de texto, tenemos una gran cantidad de imágenes, archivos de audio y video. No tiene sentido almacenar archivos grandes en Airtable porque Niveles de precios de Airtable limitar la cantidad de memoria. Para nosotros, Airtable es solo un gabinete de tarjetas, no un lugar donde realmente almacenamos libros. Asignamos ID de contenido en Airtable, que son el campo de ID para todos los registros. Luego almacenamos los archivos en una herramienta diseñada para almacenar archivos. Elegimos Dropbox para esto.
Como dije antes, nuestra base de datos de Airtable está organizada por tipo de contenido, que incluye pestañas para cosas como audio, video, diapositivas, prensa y testimonios como testimonios. Usamos el mismo sistema en Dropbox. Tenemos carpetas para cada tipo de contenido y dentro de estas carpetas cada archivo se nombra comenzando con su número de identificación que se encuentra en Airtable. Esto significa que cuando encontramos un contenido que estamos buscando en Airtable, podemos ir a Dropbox para descargar el archivo.
Como ejemplo, así es como se ve nuestra carpeta Audio en Dropbox:
Como un consejo adicional para todos los amantes de las bases de datos, para que nuestra base de datos de Airtable sea más fácil de buscar recursos que no sean de texto, como archivos de video y audio, agregaremos la transcripción del archivo al campo «Texto relacionado» para el registro a Airtable activo usando una herramienta como esta, como Descripción. Si tiene una transcripción de un archivo de video o audio en una base de datos, encontrar cuándo se menciona el síndrome del impostor en un episodio de podcast es extremadamente fácil.
Uso de la base de datos de contenido
Entonces, ahora que está comenzando a crear una base de datos de contenido con todos sus activos, ¿cómo lo ayuda en su trabajo diario?
Para los equipos que buscan mejorar su estrategia de marketing de contenido, ahora tiene un activo que es oro puro para cualquier comercializador de contenido que contrate. En lugar de crear todo desde cero cada vez, su trabajo es remezclar contenido pasado. Claro, su equipo publicará contenido nuevo, y se colocará en la parte inferior de su base de datos como una nueva entrada, pero no hay razón para que no pueda buscar en la base de datos, extraer contenido valioso anterior y volver a empaquetarlo. Nuestro equipo ha acelerado la creación de nuevos productos digitales que implican remezclar contenido pasado y empaquetarlo de una manera completamente nueva.
Para los creadores independientes, ahora tiene un activo que puede desplazar a un escritor independiente en una gran pieza de contenido, como un libro. En lugar de escribir una pieza larga de contenido desde cero, puede trabajar con un escritor fantasma o un editor para buscar en su base de datos, encontrar la esencia de uno o dos temas que haya mencionado con frecuencia y armar un primer borrador de una pieza larga. . Todo el contenido que ha creado se almacena en una ubicación central en la que se pueden realizar búsquedas, lo que hace que sea mucho más fácil crear algo nuevo a partir de él.
Crea tu propia base de datos
La creación de esta base de datos puede parecer abrumadora al principio, pero es la mejor manera que ha encontrado nuestro equipo para escalar la creación de contenido. Si bien nuestro equipo dedica tiempo a nuestra base de datos todos los meses, agregando contenido recién publicado, asegurándose de que las entradas estén etiquetadas correctamente y manteniendo la base de datos organizada y ordenada, nos ahorra mucho tiempo cuando es hora de crear algo nuevo. Lo vemos como una inversión en escalabilidad empresarial.