Producto los equipos deben completar los proyectos. Este es un hecho de la vida. Por mucho que nos esforcemos por trabajar como ágil como sea posible no podemos. El mundo real no funciona de esa manera.
La buena noticia es que, como gerente de producto, no está atado a ningún proceso. Su trabajo, independientemente de cómo esté diseñado, es ayudar al equipo a tomar mejores decisiones consistentemente.
Entonces, cuando caiga la bomba del proyecto, no se enoje, no entre en pánico y, sobre todo, no finja que no es un proyecto. El trabajo de proyecto es diferente del trabajo de producto típico, y no debería pensar en él como tal. Si lo hace, su enfoque puede resultar contraproducente.
No tener claro el tipo de trabajo que realizas tiene consecuencias. Los equipos empiezan a perder la confianza en ti, la empresa no tiene expectativas claras y tú como PdM terminas miserable. Deténgalo antes de que comience. En lugar de apegarnos al proceso por el proceso mismo, en el que simplemente hacemos ciegamente lo que se nos dice, hablemos sobre si usted es un equipo de proyecto o un equipo de producto y cómo prepararse para el éxito para generar confianza cada vez que esté en estado de proyecto.
En el camino nos encontramos con Bill, un PdM cuyo equipo está atascado con una excepción en la que le dieron un proyecto por un trimestre. Lo seguiremos para hablar sobre cómo establecer expectativas para los titulares de derechos y fortalecer al equipo para ello.
Gestión de productos y proyectos: ¿cuál es la diferencia?
- La gestión de productos se trata de empoderar a su equipo para que actúe de forma independiente y tome mejores decisiones con el tiempo. Un equipo de producto fuerte controla su propio destino y es autónomo.
- La gestión de proyectos implica lograr un objetivo a corto plazo de acuerdo con especificaciones y plazos definidos externamente.
Gestión de productos y proyectos: quéeso ¿Diferencia?
marty kagan habla de equipos empoderados, que se han convertido en el estado ideal para los equipos de producto en la actualidad. Los equipos empoderados tienen la confianza organizacional para enfocarse en resolver problemas, los recursos para hacerlo y el permiso para actuar como mejor les parezca. Habla mucho sobre evitar el estatus de «fábrica de funciones», que define como un equipo que está construyendo algo constantemente pero que no tiene un enfoque claro. La falta de atención conduce a una complejidad innecesaria, lo que ralentiza la toma de decisiones y el trabajo posterior.
En un mundo ideal, todos los equipos de productos estarían empoderados. Sin embargo, sabemos que este no es el caso. La gente siempre ofrece este tipo de proyectos que no podemos rechazar. Cuando trabajas como un equipo de proyecto, no estás en ese camino en absoluto.
Tienes un proyecto que es una tarea bien definida con una fecha límite clara. Los proyectos también tienen como objetivo la calidad. La calidad, en este sentido, significa que construyes para requisitos claramente definidos. Esto se conoce como una especificación. Además, las fuerzas externas fijan plos plazos del proyecto, lo que está en conflicto directo con un equipo empoderado que debe establecer sus propios plazos.
Bill lo sabía muy bien. Estaba almorzando con su jefa, Jill. Tampoco fue una cena de celebración. Jill le iba a dar a Bill un proyecto que el director ejecutivo decidió que era necesario hacer. Este proyecto fue una nueva característica que el CEO se comprometió a implementar y proporcionó una especificación al cliente.
“He estado tratando de luchar para mantener a tu equipo en el buen camino, pero la buena noticia es que te lo he quitado todo. Su equipo está trabajando actualmente en el proyecto X, que vence en septiembre”.
Jill sabía que si un proyecto es lo suficientemente importante como para interrumpir su hoja de ruta, debe asegurarse de especificar que debe ser su prioridad. Los proyectos que parecen menores nunca se hacen.
Bill bajó los ojos porque estaba nervioso. Jill levantó y dijo: “Sé que no es perfecto. ¿Has tenido que hacer este cambio antes? Bill negó con la cabeza.
“Bueno, entonces, pasemos la próxima hora ideando un plan de batalla. Ponte cómodo.” Jill sacó un bolígrafo y papel e inmediatamente comenzó a sermonear a Bill.
Cómo abordar la gestión de proyectos
El trabajo del proyecto debe funcionar de manera diferente al trabajo del producto. Trabaja según un cronograma y especificaciones para lograr un costo predeterminado. Esto es diferente de trabajar en un producto en el que persigue un valor variable basado en la estrategia actual de su empresa. El trabajo de producto busca resultados; el trabajo del proyecto está buscando calidades. La calidad, como se definió anteriormente, es primordial. Todo lo demás no importa.
Cuando un equipo de producto enfrenta un nuevo desafío, es fácil para todos apoyarse en las prácticas que hacen que el equipo tenga éxito. Producto ingenieros van a empezar a pensar en prepararse para el futuro. Producto diseñadores vamos a pensar en mejoras adicionales de usabilidad. Eso está muy bien, pero no es el trabajo que haces cuando llega el momento del proyecto.
Piensas en las características y ya está. Todo lo que haga debe tener como objetivo comprender el significado y las especificaciones predeterminadas. Por eso es importante comunicarse con el equipo y utilizar su conocimiento al crear su informe.
Este resumen, en el que describe lo que es importante para el proyecto, es clave para el éxito de su equipo. En él hablarás con los responsables del proyecto y los entrevistarás como si estuvieras entrevistando a los usuarios de tu software.
Por qué
Porque la verdad es que esto es un proyecto. Estas cosas suelen ser desechables. Llevar un barco a puerto, incluso si tiene fugas, vale más que hacer un hermoso barco que siga navegando cuando se acabe el tiempo.
Durante la entrevista, le hará las siguientes preguntas:
Preguntas de la entrevista de gestión de proyectos
- ¿Cuál es el propósito de este proyecto?
- ¿Qué son irreversibles?
- ¿Qué fechas importantes tenemos que cumplir y con qué artefactos?
- ¿Se puede acortar algo para ir más rápido?
- ¿Con qué frecuencia le gustaría recibir información y cómo debería ser esta información?
- Este proyecto nos ha impedido hacer X. ¿Qué importancia tiene este proyecto para que pueda comunicarlo de manera efectiva?
Estas preguntas lo ayudan a planificar y definir claramente los requisitos de calidad. La información breve es la estrella del norte y debe completarla antes de comenzar. Tener un resumen no solo hará que su equipo se involucre (porque han estado con usted en cada paso del camino), sino que también tendrá un documento muy claro a partir del cual trabajar.
Bill terminó recientemente su proyecto y se lo presentó a Sara, su colega de diseño, y a Alice, su colega de ingeniería. Jill se sentó en la parte de atrás y asintió en silencio mientras observaba la interacción entre los tres. En el resumen, Bill expuso las expectativas para el proyecto: qué especificaciones, cronogramas, titulares de derechos consultar y qué lagunas de conocimiento deben abordar para completar el proyecto a tiempo.
Una de las ideas de Bill era que los franquiciados tuvieran tiempo para recibir instrucción los martes, por lo que programó la inscripción del equipo en ese momento. Esta reunión ayuda al equipo a mantenerse en lo que la gestión de proyectos llama la ruta crítica, que son los requisitos mínimos que deben cumplir.
Bill sonríe, «¿Qué piensas?»
Sarah y Alice asienten, y Alice dice: “Ahora lo entiendo. Puedo hacer que el equipo comience a trabajar y proporcionar un horario para el jueves. Puedo guardar el material que necesitamos cortar en mi bolsillo trasero y llevarlo el próximo martes al registro de titulares de derechos.
Jill sonrió. El equipo hace historia juntos y‘realineado. Esta nueva forma de trabajar se empieza a implantar.
Cómo administrar un proyecto
Así que tienes un proyecto. Échale un vistazo.
Tienes un plan y fechas. Échale un vistazo.
Ahora necesita establecer expectativas con la empresa además de su equipo.
En lugar de sus rituales flexibles, ahora comparte líneas de tiempo. En lugar de clientes, te comunicas con los titulares de derechos. En lugar de un mapa de carreteras, vives con un Gráfico de gantt. Trabajas en el mundo de los proyectos, por lo que la forma en que te comunicas tiene que cambiar para adaptarse al nuevo contexto.
También deberá cerrar el trabajo de su equipo cancelando cualquier cosa que no esté relacionada con el proyecto. Esto debe ser informado a través de la organización. Puede parecer estresante al principio porque definitivamente tienes derecho a hacer el trabajo que normalmente hace tu equipo. Todo lo que sale de la ventana de tareas del proyecto. Usted y su gerencia deberán comunicar el cambio y el motivo al proyecto. Este mensaje ayudará a moderar la ira.
Esto también tiene el efecto secundario de que la gente te pida que hagas menos proyectos. Lo que estás haciendo con este mensaje es hacer público el dolor. Muchos líderes asignan proyectos porque no tienen idea de lo que están pidiendo. La publicación de este costo debería hacerles saber la seriedad de la solicitud. También ganarás la confianza de tu equipo, ya que serás conocido por tus tiros directos.
Jill miró a Bill, “El director ejecutivo firmó el proyecto. Project X está aquí para ayudarnos a competir en nuevos mercados. Esa es la línea de la compañía».
Jill llena una taza de café de la tarde mientras Bill se anima.
«Lo tengo en mi plan. De hecho, estoy a la cabeza en esto, al igual que Alice y Sarah. Cuando surjan preguntas, les daré respuestas estándar de derechos de autor de las entrevistas originales y las mencionaré durante nuestro registro para que todos estén al tanto».
Jill asiente de nuevo, tomando un sorbo de su café.
“Buen trabajo Bill, el Proyecto X está en marcha. Ahora viene la parte fácil: simplemente envíelo”.
El producto y los proyectos son diferentes: trátelos bien
Es importante saber qué tipo de trabajo somos‘rehacer El trabajo del proyecto y el trabajo del producto crean diferentes equipos. Si no toma precauciones para que su equipo entre en modo proyecto, encontrará frustrados tanto al equipo como al patrocinador del proyecto. Cuando nos colocan en esta posición como personas de productos, tenemos que aprovecharlo al máximo. Por lo tanto, obtenga el proyecto correcto, llévelo a cabo y mantenga la confianza que genera en la organización.