Cualquiera que haya asistido a una reunión de la junta con regularidad estará familiarizado con la queja más común: las reuniones de la junta son estresantes y, bueno, aburridas. Te sientas y escuchas las presentaciones, revisas los informes y las finanzas de la empresa y votas de vez en cuando. Mientras tanto, estas reuniones pueden dar miedo porque su directorio es un inversionista en la empresa y puede despedirlo.
Puede encontrar muchas sugerencias sobre cómo hacer que las reuniones de la junta sean más atractivas. Sin embargo, pocos de ellos resuelven realmente el problema fundamental, es decir, las reuniones de directorio se organizan tradicionalmente exclusivamente para el beneficio de los miembros del directorio. Están diseñados para la transmisión unidireccional de información. Esto significa que el CEO y otros deben proporcionar actualizaciones (es decir, largos monólogos), proporcionar una gran cantidad de datos y proporcionar cualquier otra información que necesite la junta.
No es sorprendente que las reuniones de la junta se aburran rápidamente. Pero, ¿realmente debería ser así?
Cómo celebrar una reunión conjunta del consejo
La dirección de MURAL decidió invertir el concepto de la reunión del consejo. El propósito de la reunión de la junta debe ser crear una oportunidad para ayudar al CEO a administrar la empresa. ¿Qué pasaría si pudiéramos convertir estas reuniones de largas y aburridas damas de información en sesiones de resolución de problemas y oportunidades para atacar los bloqueadores más críticos de su empresa? Como resultado, nuestro equipo directivo podría tomar mejores decisiones para la empresa.
Eso es lo que hicimos.
Todo es cuestión de preparación
Rápidamente nos dimos cuenta de que la clave para lograr que los miembros de la junta vinieran a nuestra reunión, para estar listos para interactuar, era brindarles información importante con anticipación. Al alentar a los miembros de la junta a hacer su tarea de forma asíncrona, los participantes podían responder cualquier pregunta importante con anticipación. Entonces estarán preparados y listos para participar y sumergirse en una discusión útil.
¿Un obstáculo para el éxito? Haz que la gente haga su tarea.
El primer paso fue hacer que la preparación fuera menos aterradora. Tratando de hacer todo e inmediatamente repeler a la gente. Así que elegimos una cantidad controlada de temas para la reunión (en nuestro caso, hubo dos) y luego nos enfocamos en crear contenido rico e interesante en torno a cada uno. Para cada uno de estos temas, les pedimos a los líderes que brindaran una descripción general desde su punto de vista con un video breve e informativo de Loom. Por ejemplo, cuando lanzamos nuestro plan gratuito, nuestro director de marketing, Peter Herbert, compiló el Loom, que cubre indicadores clave de rendimiento y resultados. Esto preparó a todos para nuestra animada discusión.
Junto con la tarea, enviamos paquetes de informes que cubrían todas las métricas que usamos diariamente, semanalmente y trimestralmente. Hacemos que estas métricas sean fáciles de aprender transfiriéndolas directamente desde nuestra herramienta de inteligencia comercial a la plataforma y luego combinando las métricas con algunas historias para brindarles a los miembros de la junta el contexto que necesitan.
Después de recopilar nuestro contenido, lo compartimos con un mural (más sobre eso un poco) tres días antes de la reunión. Alentamos a los destinatarios a agregar preguntas al mural con anticipación para que todos pudieran ver las preguntas con anticipación.
¿El final resulto? Logramos eliminar la parte más lenta y tediosa de la reunión de la junta, «mostrar y contar», por adelantado al proporcionar a los miembros de la junta directiva actualizaciones útiles e interesantes. Esto nos permitió utilizar el tiempo de nuestra reunión de manera más estratégica. Discutimos con los miembros de la junta, recibimos valiosos comentarios de ellos y construimos un mejor negocio.
Use MURAL para promover el compromiso
Ahora no solo queríamos que los miembros de la junta leyeran y vieran el contenido que creamos, queríamos que fueran participantes activos. Esto significaba que teníamos que hacer algo más que enviarlo a sus buzones y esperar lo mejor. Teníamos que hacer que el compromiso fuera divertido.
¿Y cómo haríamos eso, sino para beber nuestro propio champán? Hicimos un mural.
Si no está familiarizado, los murales son lienzos digitales que se utilizan para visualizar ideas, intercambiar ideas y colaborar con otros. Usando un mural, puede ubicar la reunión en diferentes áreas, como una plantilla, que brindan estructura. Todos pueden acceder al mural en su dispositivo a través de un enlace compartido. De esta manera, todos pueden agregar ideas, notas, gráficos y más directamente al mural.
Este mural del consejo debía proporcionar un marco claro para la reunión del consejo, así como también hacer que la participación fuera simple e interesante. Para ello, hemos dividido nuestro mural en secciones separadas. En la parte superior había una sección de trabajo preparatorio con enlaces a un paquete de informes y videos que queríamos que vieran los miembros de la junta. El trabajo preparatorio incluyó nuestra agenda de reuniones, así como unidades para diversas actividades, como las reflexiones del CEO y los temas candentes.
Finalmente, hemos incluido una sección para la reflexión sobre la reunión (¡queremos seguir mejorando, y la retroalimentación es importante!). Mientras tanto, dejamos espacio para que los miembros de la junta agregaran sus opiniones, reacciones, conclusiones o cualquier cosa que quisieran compartir.
Las ventajas de este enfoque eran muchas. Por ejemplo, debido a que todos podían ver a otros miembros de la junta tomando notas y agregando sus propias preguntas e ideas, se animó a todos a participar activamente. Una idea motivaría a otra y luego a otra. Nadie quería mantenerse alejado, y ahora era fácil para todos compartir.
Consejo profesional: si se encuentra con miembros de la junta que no son muy receptivos o tienen prejuicios, encuentre uno o dos partidarios tempranos y prográmelos por separado para comenzar.
El uso de murales también ha llamado la atención sobre las diferentes formas en que las personas absorben y reaccionan al contenido. Algunos pueden percibir la información al instante y expresar su opinión de inmediato. Otros necesitan más tiempo para pensar para ofrecer una propuesta bien pensada. No es sorprendente que las reuniones de directorio tradicionales (y las reuniones en general) atraigan en gran medida a las personas más ruidosas de la sala y disuadan a más introvertidos de participar.
Gracias a nuestro enfoque, hemos podido democratizar mucho el proceso de interacción con el contenido. Algunas personas estaban listas para hablar tan pronto como les enviamos el mural. Otros, lenta pero constantemente, hicieron sus propuestas los días previos a la reunión. Al final, escuchamos a todos, ya sea a través de un mural o una reunión. Ideas que fácilmente podrían perderse en la estructura tradicional se han convertido en discusiones importantes. Y mejor aún, no hubo sorpresas en la reunión de directorio, porque todos tenían información de antemano.
Otro consejo de un profesional: aunque este enfoque fue diseñado para las reuniones de la junta, usando un mural para aprovechar al máximo el tiempo de su equipo, ya sea una junta, su equipo de liderazgo o sus reuniones semanales, decenas de miles de equipos usan MURAL hoy.
Ventajas de un consejo conjunto
Al igual que con cualquier equipo ganador, siempre hay alguien, entrenador u otro facilitador que dirige a todos, aumentando las posibilidades de éxito del equipo. Las reuniones de la junta (y la mayoría de las reuniones) también pueden beneficiarse de estos manuales. Todos pueden beneficiarse de la estructura, incluso los altos directivos. Los empleados se benefician cuando el facilitador mantiene la reunión enfocada, a tiempo y se asegura de que todos contribuyan con sus ideas a las iniciativas clave.
Nuestro enfoque nos permite convertir cada reunión de la junta en lo que debería ser: una experiencia colaborativa para el debate, el aprendizaje y la toma de decisiones para ayudar a la gerencia a resolver los problemas más complejos y encontrar las soluciones más sólidas. Este enfoque aumenta el tiempo que pasan juntos y beneficia a toda la empresa.
Compartir datos antes de una reunión y usar el tiempo para resolver problemas es otra forma de realizar una reunión de directorio, y es un método que ha cambiado nuestro trabajo al más alto nivel de nuestra empresa.